Agenda

Ik heb een reeks van 10 afspraken gemaakt voor een klant, steeds om de 6 weken. Hoe kan ik zo'n reeks in een keer verwijderen?

Selecteer de afsprakenlijst van deze klant. Selecteer in die lijst de te verwijderen afspraken. Dan rechtsklikken en kiezen voor verwijderen.

Hoe verwerk ik afspraken in de agenda met meerdere medewerkers?

Klik hier voor een uitleg met screenshots.

Hoe_kan_ik_de_agenda_met_meerdere_medewerkers_hanteren.pdf

Google en Outlook agenda synchronisatie

Het inloggen in het Google account lukt niet

Het kan zijn dat het inloggen in het Google account mogelijk niet lukt met Internet Explorer 11 op Windows 8. Is dat het geval, dan moet u in Internet Explorer een vinkje aanzetten: Ga in Internet Explorer naar Extra > Internet opties > Beveiliging en selecteer Lokaal Intranet. Klik dan op de knop Websites. Vink aan: Intranetwerk automatisch detecteren.

Het synchroniseren duurt niet alleen de eerste keer maar elke keer erg lang met Google

Als men afspraakreeksen in Google definieert dan zal dat de synchronisatie erg vertragen. Dit geldt ook voor jaarlijkse reeksen zoals verjaardagen. Advies: wilt u toch dergelijke gebeurtenissen in Google vastleggen, doe dat dan in een andere sub-agenda. Alternatief: ga in BeautyFile naar agenda instellingen>synchronisatie met een Google of Outlook agenda>opties en vink aan "afspraakreeksen in Google negeren".

Na het synchroniseren via Google zijn al mijn afspraken een uur verschoven

Waarschijnlijk is de tijdzone in de Google agenda niet goed ingesteld. Open de agenda via uw browser en ga naar agenda instellingen om de tijdzone in te stellen op GMT+1 (Amsterdam).

Bij het synchroniseren met Outlook krijg ik steeds een waarschuwing te zien

Controleer of uw antivirus-programma recent is ge-updated. De gegevens waar een antivirus-programma mee werkt moeten dagelijks worden ververst. Als dat niet gebeurt zal Outlook een hoger beveiligingsniveau handhaven, met de voortdurende waarschuwingen als gevolg.

Om de een of andere reden is het email-adres van de google-agenda waar ik mee synchroniseer veranderd naar een ander email=adres van mezelf, maar die ik niet gebruik voor BeautyFile.

  • Ga in agenda naar instellingen>synchronisatie met google of outlook>
  • Klik op Toegang Opheffen en daarna op Verbinden
  • Dan verschijnt er een browser scherm, met de mogelijkheid om een ander emailadres te kiezen
  • Als dit niet verschijnt maar direct het scherm om BeautyFile te accepteren, dan
  • Ziet u in de rechterbovenhoek het emailadres waarop u nu bent ingelogd. Klik op het pijltje en log uit.
  • Vervolgens kunt u inloggen op het gewenste adres

Kan ik BeautyFile via Outlook synchroniseren met iCloud?

Als je Outlook hebt kun je het iCloud panel for Windows downloaden en installeren. Daarmee synchroniseer je Outlook met iCloud. Als je daarna in Outlook kijkt zie je dat één van de agenda’s aangeduid wordt met iCloud achter de naam of in de groep iCloud. Zorg er voor dat de naam van die agenda niet hetzelfde is als die van de hoofdagenda. In de agenda-instellingen van BeautyFile kies je voor Outlook en selecteer je vervolgens deze met iCloud gesynchroniseerde agenda.

Backups

Is het maken van reserve-copieen van de gegevens noodzakelijk?

Ja, het is bijzonder belangrijk dat u regelmatig backups maakt van de gegevens die BeautyFile heeft opgeslagen. Hoewel PC-apparatuur en software steeds betrouwbaarder wordt, kan het toch voorkomen dat een harde schijf crasht en de informatie daarop verloren gaat. Gebruik daarom de backup-functie van BeautyFile (zie de handleiding). Sla de backups NIET op op de harde schijf van de PC zelf, maar op een USB-stick of een externe harde schijf.

Ik probeer mijn backup-locatie in te stellen op een map van een externe harde schijf, maar ik krijg steeds de melding dat ik geen machtiging heb voor deze map.

Blader in de Windows verkenner naar de bewuste map en rechtsklik op de mapnaam, vervolgens op Eigenschappen. Kies de tab Beveiliging. Selecteer onder "Namen of groepen gebruikers" degene die voor u als huidige gebruiker van toepassing is. Ga dan na of in het lijstje Machtigingen de functies lezen en schrijven zijn aangevinkt. Als bijvoorbeeld Schrijven niet is aangevinkt hebt u geen machtiging om iets op die locatie op te slaan. Klik op Bewerken om dit aan te passen.
Opmerking: als u geen machtiging hebt om de machtiging aan te passen, moet u eerst afmelden en inloggen als Administrator.

Als ik op mijn backup klik krijg ik een foutmelding of zie ik alleen maar onleesbare tekst...

Dat klopt. Een backup-bestand moet via de importeerfunctie van BeautyFile worden ingelezen. Doe dit alleen als het nodig is, want een backup importeren betekent dat de geimporteerde backup al uw huidige gegevens overschrijft!!

Boekhouden Compleet (extra module)

De consistentiecheck meldt dat er in het bankboek boekingen voorkomen met niet-gevonden facturen

Wanneer u na installatie van Boekhouden Compleet nog handmatig betalingen hebt geboekt (bankoverschrijvingen), terwijl uw versie van BeautyFile gelijk is aan 4.6.0.11 of lager, dan zijn dit geen echte inconsistenties. De remedie is om BeautyFile te updaten.

Een andere oorzaak kan echter zijn dat u in het bankboek een factuurbetaling hebt geboekt, maar dat deze factuur nadien is verwijderd, c.q. de betalingswijze is veranderd. In dat geval dient u de boeking in het bankboek aan te passen. Dit geldt uiteraard ook voor het memoriaal.

Hoe kan ik een bankboekstuk terug vinden in mijn bankboek?

Druk op de knop Zoeken in het bankboek. Dan verschijnt er linksonder een zoekvenster. Vul hier het boekstuknummer in. U kunt trouwens ook op namen of bedragen of grootboeknummers zoeken op deze wijze.

De toetscombinatie Alt+P werkt niet in mijn bankboek

Helaas is niet juist vermeld in de Help en de handleiding. Gebruik de combinatie Control+P.

Waarom kan ik bij inkoopfacturen niet meer de betaalwijze PIN aangeven?

Een PIN-betaling zal als banktransactie voorkomen in uw bankboek. Daar zal de betaling dus geboekt worden op de inkoopfactuur.

Ik heb twee betaalrekeningen die ik gebruik voor mijn bedrijf. Kan ik dan toch met het bankboek werken?

Het bankboek gaat uit van één rekening. Het is echter mogelijk om de transacties van beide rekeningen te importeren en de waarschuwingen voor overlapping te negeren. Ook moet u er rekening mee houden dat het resulterende banksaldo in dat geval steeds de som is van de saldi van beide rekeningen.

Als ik begin met Boekhouden Compleet kan ik dan ook boekingen doen over een periode die al voorbij is, bijvoorbeeld het vorige kwartaal of half jaar?

Ja, dat kan. Maar u hebt wellicht de per bank betaalde facturen over die periode ook al als betaald ingeboekt. Deze facturen zullen dus niet meer als open facturen verschijnen wanneer u in uw bankboek een betaling op zo’n factuur wilt boeken. Dat betekent dat u eerst deze facturen op onbetaald moet zetten. Ditzelfde geldt voor PIN-betalingen van inkoopfacturen. Deze worden namelijk vanaf nu ook via het bankboek geboekt.Doe dit als volgt: Ga naar menu>administratie>boekhouden>boekjaren. Kies het tabblad Onderhoud. Geef aan over welke periode u de factuurbetalingen ongedaan wilt maken. Klik op uitvoeren.

Ik heb de module Boekhouden Compleet geactiveerd. Maar ik wil de module nog niet gebruiken voor de afgelopen periode. Hoe doe ik dat?

Als u de factuurbetalingen over de afgelopen periode nog wilt inboeken op de oude manier, ga dan naar het bankboek en klik op Instellingen. Vink de optie aan: "Handmatig betalingen boeken". U kunt nu per factuur de betalingen boeken zoals u gewend was. In het bankboek kunt u desgewenst de factuurnummers handmatig invullen. Zo lang de optie "Handmatig betalingen boeken" is aangevinkt zal er geen selectielijst met open facturen verschijnen.

Let op! Zodra u op de nieuwe wijze wilt gaan werken, dient u de optie "Handmatig betalingen boeken" uit te zetten.

Ik ben overgestapt van een ander boekhoudprogramma naar BeautyFile met Boekhouden Compleet. In mijn bankmutaties komt een betaling voor van een factuur uit het vorige jaar, die niet in BeautyFile is ingeboekt. Hoe boek ik zo'n bankmutatie?

Ga dan naar het bankboek en klik op Instellingen. Vink de optie aan: "Handmatig betalingen boeken". U kunt nu voor deze factuur de betaling boeken en desgewenst het factuurnummer handmatig invullen. Zo lang de optie "Handmatig betalingen boeken" is aangevinkt zal er geen selectielijst met open facturen verschijnen. Vergeet niet naderhand de optie "Handmatig betalingen boeken" uit te zetten.

Hoe moet ik de inkoopkosten van produkten inboeken in BeautyFile?

Wanneer u een inkoopfactuur inboekt waarop produkten voorkomen, en u hebt deze produkten opgenomen in uw produktenlijst, dan boekt het programma de inkoopwaarde automatisch op een voorraadrekening. Dit is een grootboekrekening in de 3000 reeks. De standaard werkwijze is dat de inkoopkosten aan het einde van het boekjaar worden geboekt. Met andere woorden de voorraadrekening wordt dan afgeboekt met de waarde waarmee de voorraad is afgenomen in het boekjaar en deze waarde wordt op de inkoopkosten rekening bij geboekt. Deze eindejaars-boeking vindt plaats in het memoriaal indien u de module Boekhouden Compleet hebt geinstalleerd. Zoniet, dan moet deze boeking buiten BeautyFile in een ander pakket worden verricht. Een uitgebreidere beschrijving vindt u in dit artikel, waarin bovendien een alternatieve methode wordt beschreven.

Ik kan geen beginsaldo invoeren bij een nieuwe grootboekrekening

Als u een nieuwe grootboekrekening aanmaakt van het type Balansrekening, dan zult u hoogstwaarschijnlijk (per boekjaar) een beginsaldo willen invoeren. Houd er rekening mee dat dit niet mogelijk is direct na het aanmaken van de nieuwe grootboekrekening. Het is in zo'n geval noodzakelijk om het programma eerst af te sluiten en opnieuw op te starten.

Hoe boek ik privégebruik van ingekochte goederen en diensten in?

Voor zzp’er (eenmansbedrijf) is de meest praktische en inzichtelijke oplossing:

BTW
Schat zo goed mogelijk de gevorderde btw van de goederen die prive gebruikt zijn over het hele jaar. Geef dit bedrag op bij de btw-aangifte 4e kwartaal. Als u de uitbreiding Boekhouden Compleet hebt kunt u dit in PodoFile bijhouden in een aan te maken grootboekrekening: BTW inzake prive-gebruik. Boek dit in het memoriaal, bijvoorbeeld aan het eind van iedere maand. Credit: BTW inzake prive-gebruik en Debet: prive-opname.

Aanschafkosten goederen
Schat het percentage eigen gebruik en geef dat bedrag op bij de IB-aangifte. Dat wil zeggen hierdoor worden de bedrijfskosten van de onderneming verlaagd met dit bedrag.

Mijn pinprovider houdt 0,25 cent per transactie in. Om de binnengekomen bedragen over te kunnen boeken van de rekening van de pin-provider naar mijn bankrekening wordt er 3,00 Euro per overboeking ingehouden. Ik kan zelf bepalen hoe vaak en wanneer ik overboek. Hoe moet ik dit allemaal inboeken?

Op 1910 (pinbetalingen) staat het totale bedrag dat in de praktijk is gepind. De pin-provider betaalt echter minder uit. Het verschil betreft de kosten die je moet betalen voor de pin-service. Deze kosten boek je bijvoorbeeld op 4910 (pinkosten). De handigste manier is in dit geval om regelmatig, bijvoorbeeld aan het eind van de maand, het geld over te boeken van de rekening van de pin-provider naar je bankrekening. Stel dat dit bedrag op je bank wordt bijgeschreven op 3 februari. In je bankboek boek je dit bedrag vervolgens af op pinbetalingen (1910). Daarna ga je na wat er nog op 1910 resteert. Ga naar administratie>resultaten>balans. Je kiest voor Periode en stelt als datum in: 2 februari.*) Dan lees je het bedrag af bij 1910 in de debet kolom van de balans. Stel dat dit bedrag is gelijk aan bijvoorbeeld 5,75 Euro. Dit bedrag boek je op een kostenrekening pinkosten (bijvoorbeeld 4910) in het memoriaal. Dat ziet er als volgt uit:

Omschrijving Factuur Grootboek Debet Credit
Pinbetalingen 1910 0,00 5,75
Pinkosten 4910 5,75 0,00
5,75 5,75

De datum van de memoriaalboeking is 3 februari (of later).

*) Vanaf 4.6.4.33

Hoe boek ik privégebruik van ingekochte goederen en diensten in?

Voor zzp’er (eenmansbedrijf) is de meest praktische en inzichtelijke oplossing:

BTW
Schat zo goed mogelijk de gevorderde btw van de goederen die prive gebruikt zijn over het hele jaar. Geef dit bedrag op bij de btw-aangifte 4e kwartaal. Als u de uitbreiding Boekhouden Compleet hebt kunt u dit in PodoFile bijhouden in een aan te maken grootboekrekening: BTW inzake prive-gebruik. Boek dit in het memoriaal, bijvoorbeeld aan het eind van iedere maand. Credit: BTW inzake prive-gebruik en Debet: prive-opname.

Aanschafkosten goederen
Schat het percentage eigen gebruik en geef dat bedrag op bij de IB-aangifte. Dat wil zeggen hierdoor worden de bedrijfskosten van de onderneming verlaagd met dit bedrag.

Ik gebruik grootboekrekening nummer 1180 voor het saldo van mijn spaarrekening. Hoe boek ik de spaarrente bij?

Dit doet u in het memoriaal. Eerste regel: boek daarin op 1180 het bijgestorte rentebedrag op debet. Tweede regel: boek daarin op 8200 (overige inkomsten) hetzelfde bedrag maar dan credit. Eventueel kunt u in plaats van 8200 een nieuw nummer aanmaken (type Winst en Verlies) voor dit doel.

Briefpapier en printen

Ik zoek een voorbeeld-sjabloon om mijn rekeningen via Word uit te kunnen printe

Als u dubbelklikt op de volgende link kunt u een voorbeeld-sjabloon downloaden. Hierin is gebruik gemaakt van de voet- en koptekst om de bedrijfsinformatie weer te geven. BeautyFile plaatst de rekening gegevens op de eerste vrije positie. Dat wil zeggen meteen na de koptekst. Als u extra lege regels invoert in het sjabloon, kunt u de rekeninggegevens verder naar beneden verschuiven. Let op de volgende zaken als u met een eigen sjabloon aan de slag gaat.Zorg dat de regelafstand op enkel staat, ook in het standaardprofiel. Zorg dat het lettertype niet te groot is (bijvoorbeeld 11). Plaats geen tekst of objecten op de pagina afgezien van de kop- en voettekst. Want dan zal BeautyFile de gegevens plaatsen na het laatste object/tekst. Dubbelklik op voorbeeld-sjabloon voor Word (niet Word2007/2010). Of dubbelklik op voorbeeld-sjabloon voor Word2007/2010. Let op: het Word2007/2010 bestand is gezipt en moet eerst worden uitgepakt na het downloaden. Verder kan het zijn dat de eerste keer in W2007/2010 de afbeeldingen in de koptekst niet zichtbaar zijn (maar wel worden geprint). Ga dan naar koptekst, koptekst bewerken en klik op "afbeelding". Het mapvenster dat verschijnt vervolgens meteen weer sluiten.

Ik heb een sjabloon gemaakt om de rekening in Word uit te printen maar het ziet er niet uit

Als u een sjabloon maakt ga dan uit van de volgende richtlijnen.
a) Alle informatie inclusief logo plaatsen in de kop- en of voettekst.
b) Het document mag verder geen tekst of objecten bevatten, ook geen lege regels. Hoogstens kunt u enkele lege regels gebruiken om daarmee de verticale positie van het adres te beinvloeden.
c) De alinea instellingen moeten voldoen aan: Inspringing=0, Afstand voor=0, Afstand na=0, Regelafstand= enkel (of in ieder geval niet veel groter).

Ik zoek een paar voorbeelden voor een pdf-achtergrond

Hier vindt u twee voorbeelden: voorbeeld1.pdf en voorbeeld2.pdf

Ik geef met printen aan dat het papier uit de cassette moet, en toch pakt hij altijd de achterste lade.

  • Klik op afdrukvoorbeeld
  • Klik op afdrukinstellingen (2e knop van links in het afdrukvoorbeeld)
  • Klik op pagina-instellingen (linksonder in het printervenster)
  • In het venster pagina-instellingen: kies nu de juiste optie van Papier bron
  • Klik op OK
  • BeautyFile zal deze instelling bewaren.

Diversen

Wat zijn mijn verplichtingen voortvloeiend uit de wet Bescherming Persoonsgegevens?

Omdat u met privacegevoelige gegevens werkt is er sprake van een aanmeldplicht, een meldplicht datalekken, en natuurlijk zorgen dat de gegevens niet in verkeerde handen komen. Lees meer in dit artikel.

Ik heb mijn PC al met een wachtwoord beveiligd. Waarom is er dan ook nog een wachtwoord voor BeautyFile nodig?

Om twee redenen is een wachtwoord voor BeautyFile nodig ook indien u de toegang tot de PC al met een wachtwoord hebt beveiligd. Ten eerste is het voor een deskundige veelal eenvoudig om toch toegang te krijgen tot uw PC. Ten tweede, als iemand een backup van uw BeautyFile gegevens in handen krijgt zou hij deze simpelweg in BeautyFile kunnen importeren en bekijken als u geen wachtwoord hebt ingesteld. Conclusie: altijd een sterk wachtwoord gebruiken! Zie ook de vorige vraag.

Hoe kan ik sms-jes kopen?

Voor het versturen van sms-jes tbv afspraakherinneringen in NL hebben wij o.a. mail-sms.com aanbevolen. Kopen sms-bundels kan ondermeer via mail-sms.com. Of: u kunt zich aanmelden bij deze link https://dashboard.onlinesmsgateway.com/nl/registreren. Het emailadres dat u opgeeft, moet hetzelfde zijn als uw afzender emailadres in BeautyFile (opties>sms en email).
N.B. Als u zich inschrijft, biedt men in eerste instantie 10 gratis sms-jes aan om uit te proberen. Maar dat werkt niet met BeautyFile. Je moet daarvoor opwaarderen door een bundel te kopen. Een sms-je kost maximaal 10 cent. En je moet er minimaal 250 aanschaffen. Op de site kun je steeds je resterende tegoed aflezen.

Hoe plaats ik in een rekening onder een behandeling een opmerking?

Er zijn twee mogelijkheden:

  • U hebt een behandeling geselecteerd. Klik dan hierop, in de tweede kolom, en verschuif de cursor naar rechts indien nodig. Tik daar de opmerking, dus achter de behandeling. Eventueel voor de opmerking extra spaties toevoegen zodat de opmerking altijd op de volgende regel terechtkomt.
  • Tik de opmerking in de rekeningtabel, kolom 2, onder de behandeling. Als u geen last wilt hebben van de uitklaplijsten, dan eerst: rechtsklik en selecteer in het menu “snelkeuzelijst uit”. Vervolgens in de eerste kolom als aantal “0” intikken.

In beide gevalleen wordt de ingetikte opmerking netjes onder de behandeling geplaatst bij het uitprinten of in de pdf. Het voordeel van de tweede methode is dat de opmerking zichtbaar is in de rekeningtabel. In het eerste geval is dat (vrijwel) nooit het geval. Let op: de tweede methode is toegevoegd vanaf versie 4.5.4.7.

Hoe kan ik Contactpersonen uit Outlook importeren in BeautyFile?

  • Ga eerst na hoe en welke gegevens in BeautyFile kunnen worden ingelezen. Zie menu>bestand>cliëntenbeheer>importeren. Hier kunt u een specificatie maken van een teken-gescheiden bestand. Zo'n bestand bevat per contact een regel bestaande uit een aantal gegevensvelden die in de rechterkolom moeten worden aangegeven. Van boven naar beneden komt overeen met van links naar rechts in de regels van het bestand. Het scheidingsteken kan hier ook worden ingesteld (komma, puntkomma, of tab).
  • Ga na hoe een export bestand vanuit Outlook kan worden gemaakt. Voor Outlook 2010: ga naar menu>bestand>opties>geavanceerd>exporteren. Kies "naar een bestand exporteren". En dan "door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows)". Selecteer vervolgens de contactpersonen map. En de opslaglocatie en naam van het gewenste bestand. Bij het volgende scherm kunt u aangepaste velden toewijzen. Wijs die velden toe welke u in BeautyFile in kunt lezen (zie boven onder punt 1).
  • Lees het bestand in in BeautyFile zoals aangegeven onder punt 1). Nogmaals: aantal velden, volgorde etc. moet exact hetzelfde zijn. Denk ook aan het lijstscheidingsteken.
  • Tip: Experimenteer eerst met een kort bestand van een paar regels.
  • U kunt een bestand reduceren tot enkele regels door dit te bewerken met behulp van Notepad of Excel.

Hoe kan ik vanuit BeautyFile een pagina/tab copieren naar bijvoorbeeld een Word-bestand. Ik wil namelijk enkele gegevens/voorbeelden gebruiken voor mijn portfolio.

1) Van de meeste dingen in BeautyFile kun je een pdf maken. Dit is op zichzelf al een goed formaat voor in het portfolio. Desgewenst kan een pdf als volgt naar Word gecopieerd worden. Doe dat zo:
- Open de pdf in acrobat reader.
- Menu > Bewerken > Naar klembord copieren
- Vervolgens in Word:
- Plakken speciaal > Acrobat document object

2) Van elk deel van het scherm kun je met een knipprogramma een beeldje maken en opslaan. Zo'n beeld kun je weer copieren naar Word. In Windows 7 en Vista zit het knipprogramma er standaard al in.
Start > Alle Programma's >Bureau-accessoires -> Knip Programma
(kijk ook op Screenshots maken)

Het knipprogramma zit niet standaard in Vista Home Basic en XP. Maar dan zijn er gratis oplossingen. Bijvoorbeeld Screenhunter

Kan BeautyFile gebruikt worden in een netwerk?

BeautyFile is in principe ontworpen voor 1 gelijktijdige gebruiker. Het is wel mogelijk om in een netwerk of via Internet (BeautyFile 4), dus vanaf verschillende werkstations, in te loggen in dezelfde BeautyFile database. Echter de gegevens kunnen niet gelijktijdig worden gewijzigd vanaf meerdere werkstations.

Is BeautyFile ook geschikt voor Belgische gebruikers?

Ja, u kunt de BTW aanpassen via Menu-Instellingen-Opties-Rekening en BTW. De benamingen BSN en Polis kunnen gewijzigd worden in resp. SYS-Nr en Ziekteverzekering via Menu-Instellingen-Opties-Diversen. BeautyFile kan ook rekeningen maken in het Duits en Engels, en aangepast voor Zuid-Afrika.

Hoe kan ik umlauts invoeren?

Druk op de Numlock toets
Houdt nu de Alt toets ingedrukt en toets een viercijferige code op het numerieke toetsengedeelte van het keyboard.
De codes voor de meest voorkomende umlauts zijn:

  • ä   0228
  • ë   0235
  • ï   0239
  • ö   0246
  • ü   0252

Als ik via Word wil printen krijg ik de melding: kan RPC niet uitvoeren.

Ga naar het Configuratiescherm in Windows. Vervolgens:

  • Kies Systeembeheer
  • Klik op Computerbeheer
  • Selecteer Services en toepassingen
  • Selecteer Services
  • Selecteer in de lijst: Remote procedure Call (RPC)
  • Rechtsklik hierop om deze service opnieuw op te starten

Hoe kan ik alle adres-etiketten printen van diegenen die geen email hebben?

Ga naar cliëntenbeheer (of cliëntenbeheer). Vink aan: "Email adres". Vervolgens vinkt u ook aan: "Inverteer voorselectie".

Als ik zelf een bedrag in wil vullen op een factuur reageert het systeem niet op de komma. B.v. 22,50 euro wordt 2250.00

De instellingen voor valuta in Windows zijn niet goed. Ga naar in Windows, Configuratiescherm, Land en Taal/regio. Klik op “Meer instellingen”. Zorg dat het decimaalteken een komma is en het cijfergroeperingssymbool een punt, zowel bij getallen als bij valuta.

Elektronische declaraties

Zijn er kosten verbonden aan elektronisch declareren?

Met behulp van BeautyFile is het mogelijk rechtstreeks elektronisch te declareren via VECOZO naar de zorgverzekeraars. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden.

Met welke BeautyFile versie is elektronisch declareren mogelijk?

Elektronisch declareren is mogelijk vanaf BeautyFile 4.3 voor geregistreerde gebruikers met een geldig service-abonnement. Het is niet mogelijk om elektronisch te declareren met de uitprobeerversie of de educatieversie.

Het UZOVI-nummer van een zorgverzekeraar blijkt te zijn gewijzigd. Hoe moet ik dat nu verwerken?

Dat vereist even aandacht. Voer de volgende stappen uit in de aangegeven volgorde.
1- De wijziging is ingegaan op een bepaalde datum. Dien daarom eerst alle declaraties in die betrekking hebben op de periode voor de wijzigingsdatum.
2- Na de wijzigingsdatum: wijzig de UZOVI-nummers in de cliëntgegevens. Open "cliëntenbeheer" (instellingen) en selecteer de cliënten op UZOVI-nummer. Als u dubbelklikt op een cliëntnaam wordt de betreffende cliënt geselecteerd. Verander het oude UZOVI-nummer in het nieuwe (vakje "Zorgverzekering"). Doe dit voor alle geselecteerde namen. Vanaf nu worden er prefacturen aangemaakt met het nieuwe nummer.
Let op: nog geen E-declaraties aanmaken!;
3- Verwerk nu eerst alle E-declaraties van voor de wijzigingsdatum. Pas als de retourbestanden verwerkt zijn van al die E-declaraties kunt u overgaan naar de volgende stap.
4- Open het venster "Debiteuren" en wijzig het UZOVI-nummer van de betreffende zorgverzekeraar.
5- Nu kunt u E-declaraties aanmaken met het nieuwe nummer.

Opmerking: in de diverse keuzelijsten in het programma wordt de wijziging van een UZOVI-nummer automatisch doorgevoerd d.m.v. een update.

Email

Ik probeer vanuit BeautyFile een email te versturen, maar ik krijg steeds een foutmelding. Ik gebruik Gmail en heb alles goed ingesteld bij Instellingen>opties>sms en email

Er kunnen twee oorzaken zijn. In 95% van de gevallen blijkt dat het wachtwoord niet klopt. Test uw wachtwoord door in te loggen in uw Gmail account via mail.google.com. >Het kan zijn dat u voor uw Gmail account twee-traps verificatie hebt ingesteld. In dat geval moet u via Google een extra wachtwoord opvragen dat u alleen gebruikt voor BeautyFile. Lees dit artikel.

Installeren en starten

Kan BeautyFile draaien op APPLE/MAC?

BeautyFile is er alleen in een Windows-versie.
Het programma kan wel op Mac/Apple gebruikt worden met een virtualisatie-programma dat het draaien van Windows op Mac/Apple mogelijk maakt, bv. Desktop 9 van Parallels, of Fusion van VMware. Daarbij is ook een Windows licentie nodig.
Het is met deze software niet meer nodig om de computer te herstarten om Windows te draaien. Windows en OS X lijken perfect door elkaar heen te werken, en je kunt eenvoudig en haast ongemerkt wisselen tussen verschillende toepassingen.

Hoe kan ik BeautyFile overzetten op een andere PC?

Installeer eerst het programma op de andere PC. Als de PC is aangesloten op Internet dan is downloaden van www.BeautyFile.com de snelste methode. Voor andere opties zie de vragen hierna.

Start daarna het programma op. In het geval van BeautyFile 4 wordt dan gevraagd of u een geregistreerde gebruiker bent. Bevestig dit.

Daarna opent het programma de importeerfunctie voor backups. Blader naar uw meest recente backup die u op een USB-stick heeft staan of die op een andere wijze bereikbaar is voor deze PC.

Importeer de backup. Als de backup is geimporteerd, dan zijn hiermee zowel al uw gegevens alsook de registratiecodes overgezet.

Bij BeautyFile 3 is de procedure enigszins anders. Hier is het zo dat het programma opstart als een evaluatie-versie. Vul uw praktijknaam in en doorloop alle registratieschermen. Ga daarna via het menu naar bestand>backup>backup importeren. Importeer vervolgens uw meest recente backup zoals hierboven is beschreven voor BeautyFile 4.

Voor welke schermresoluties is BeautyFile geschikt?

BeautyFile is geschikt voor resoluties van 1024 x 600 pixels en hoger. Dus ook de meeste mini-notebooks (netbooks) kunnen gebruikt worden, behalve de allerkleinste. Maar net zo goed de meest geavanceerde schermen.

Ik wil BeautyFile installeren op een laptop zonder Internet, kan dat?

Download BeautyFile op een PC met Internet en kies daarbij niet voor uitvoeren (of openen), maar voor opslaan. Kies voor de opslaglocatie een memory-stick (USB-stick). Plaats de memory-stick in uw laptop. Open met de Windows Verkenner de installatiefile (naam: BeautyFile...setup.exe) en voer het installatieproces uit.

Ik wil BeautyFile installeren maar ik heb geen toegang tot Internet...

Vermoedelijk leest u deze webpagina niet op een PC op uw praktijk- of thuislocatie. Wanneer u BeautyFile bestelt ontvangt u een BeautyFile USB-stick. Deze speciale USB-stick kunt u gebruiken om BeautyFile op de laptop te installeren.

Hoe kan ik updates installeren terwijl mijn PC geen Internet aansluiting heeft?

Ga als volgt te werk. Download de update (dit is de nieuwste versie van BeautyFile) d.m.v. een PC die wel Internet aansluiting heeft. Kies niet voor "Uitvoeren", maar voor "Opslaan". Als opslaglocatie neemt u een memory-stick (bijvoorbeeld). Het resultaat is dat het setup programma (BeautyFile..setup.exe) op uw stick staat. Sluit de stick aan in de laptop en dubbelklik op het setup programma. Het installatieproces wordt opgestart.

Ik heb een bericht gekregen dat er een update is. Maar als ik op Controle update klik dan krijg ik de melding dat er geen update is.

U kunt twee dingen proberen. Ten eerste nogmaals op "Controle update" klikken. Vervolgens op "Build" en daarna op "JA". Vervolgens het programma afsluiten. Als het downlaoden dan niet van start gaat, probeer de tweede oplossing. Ga naar de website www.BeautyFile.com. Kies in het menu "Aan de slag". Vervolgens "Downloaden". Klik dan op de link "BeautyFile downloaden en uitvoeren". Mocht het nog niet lukken, neem dan contact op met de helpdesk.

Waarom start mijn BeautyFile traag op?

Dit kan verschillende oorzaken hebben. Namelijk een niet bijster snelle PC (de goedkopere netbooks bijvoorbeeld zijn nogal langzaam), of een klein geheugen, of andere processen die op de achtergrond lopen en veel computercapaciteit nodig hebben. Dit laatste kan soms erg hinderlijk zijn wanneer een PC of laptop een tijdje niet is gebruikt, waardoor er bij het opstarten allerlei updates (Windows, antivirus etc.) worden gedownload. Het gevolg is dat de computer minstens 15 minuten aan moet staan om weer enigszins op snelheid te komen.

Bij het opstarten krijg ik de melding dat mijn wachtwoord zwak is. Wat houdt dit in?

Omdat u werkt met de persoonlijke en medische gegevens van uw patieënten, dus privacy-gevoelige gegevens, moet worden voorkomen dat onbevoegden deze gegevens kunnen inzien. Eén van de maatregelen is het instellen van een wachtwoord. Dit wachtwoord mag niet te kort of te voor de hand liggend zijn. Een sterk wachtwoord bestaat uit minimaal 8 karakters, met tenminste 1 hoofdletter en 1 cijfer.'

Rekeningen en administratie

Kan ik mijn boekhouder mee laten kijken in mijn administratie?

Er zijn twee mogelijkheden. Ten eerste kan uw boekhouder met behulp van Teamviewer (na uw toestemming) in uw computer kijken via een internetverbinding. Onze helpdesk gebruikt deze methode ook voor Hulp-op-afstand. U moet daarvoor via help>menu>info en support op de optie "Hulp op afstand" klikken. Dan geeft u toestemming, waarna er een scherm verschijnt met een id-nummer en een wachtwoord. Dat heeft uw boekhouder nodig om de Teamviewer verbinding te activeren.

De tweede mogelijkheid is dat u een boekhouder wachtwoord instelt. Zie menu>instellingen>opties>wachtwoorden. Uw boekhouder moet BeautyFile downloaden en installeren op zijn PC. U geeft uw backup (gemaakt na het instellen van het boekhouder wachtwoord) aan uw boekhouder. Hij kan uw backup importeren en dan inloggen met het boekhouder wachtwoord. Hierdoor kan hij alleen de administratie zien en geen patientgegevens.

Hoe kan ik een verzamelfactuur maken voor (bijvoorbeeld) een zorggroep?

We hebben een stap-voor-stap handleiding samengesteld waarin wordt uitgelegd hoe een verzamelfactuur te maken en te versturen. Klik hier.

Hoe kan ik een Simms-classificatie op een rekening vermeld krijgen?

Het is niet zo dat als Diabetes is aangevinkt op de hoofdpagina met daarbij een Simms-classificatie, dat dit dan ook automatisch op de rekening terechtkomt. De reden daarvoor is simpel: het moet mogelijk zijn en blijven voor dergelijke cliënten om ook andere indicaties of helemaal geen indicatie te vermelden op een factuur.
Dat is de reden dat de indicatie Diabetes met Simms-classificatie altijd op de rekening zelf moet worden geselecteerd.
Het is daarbij wel zo dat bij de eerstvolgende rekening deze keuze automatisch wordt voorgeselecteerd.
Echter wanneer u voor de betreffende cliënt een rekening maakt met een andere indicatie, dan zal die indicatie weer worden voorgeselecteerd bij de rekening die daarna wordt gemaakt, enzovoort.
Met andere woorden het blijft zaak om de indicatie altijd te controleren en eventueel aan te passen. Opmerking: wanneer u BeautyFile al langere tijd gebruikt kan het zijn dat u geen Simms-classificatie kunt ontdekken in de selectielijst. Ga dan naar menu>instellingen>snelkeuzelijsten>indicaties en klik op Herstel originele lijst.

Kan ik BeautyFile gebruiken om snel een overzicht te krijgen van uitstaande betalingen?

Ja, dit kan met het Rekeningoverzicht, mits u steeds wanneer een factuur is betaald, dit aangeeft via het tabblad rekening. Selecteer daarvoor de betreffende rekening en klik op de button "Wijzig betalingsstatus factuur".

Hoe krijg ik de AGB-code op mijn rekening in BeautyFile 4?

Instellingen AGB code in BeautyFile 4

a) Praktijk AGB code
De praktijk AGB-code moet worden opgegeven bij menu>Praktijk>Algemeen>Basisgegevens. Om de praktijk AGB code ook op de rekening geprint te krijgen vink aan: menu>Instellingen>Rekening>AGBcodes>Praktijk AGBcode op rekening

b) Persoonlijke AGB code
De persoonlijk AGB code kan ook bij de basisgegevens worden opgegeven. Maar als u ook daadwerkelijk meewerkt in de praktijk, dan moet u deze code ook opgeven bij menu>Praktijk>Algemeen>Medewerkers. Om de persoonlijke AGB code ook op de rekening geprint te krijgen vink aan: menu>Instellingen>Rekening>AGBcodes>Persoonlijke AGBcode op rekening. Deze code is dan ook zichtbaar in de titelbalk van het BeautyFile venster

c) Rekening
Wanneer u een rekening opent, en persoonlijke AGBcode op rekening is aangevinkt, dan is op het rekening tabblad een keuzelijst Pers. AGB zichtbaar. Selecteer hier zo nodig de juiste AGB-code van degene die de behandeling heeft uitgevoerd.

d) Selecteer actieve AGB-code
Wanneer u echter persoonlijke AGB-code op rekening niet hebt aangevinkt en dus de keuzelijst ook niet zichtbaar is dan kan het toch gewenst zijn om te wisselen van AGB-code (bij meerdere medewerkers). De AGB-code wordt namelijk altijd opgeslagen bij de rekening informatie. Hoewel de code dan misschien niet op de factuur staat, kan achteraf (rekeningoverzicht) toch gekeken worden welke medewerker de behandeling heeft uitgevoerd. Gebruik in dat geval daarom de keuze-optie: menu>Praktijk>Selecteer actieve AGB-code.

Hoe vaak moet ik het initiele kassaldo instellen?

Dit hoeft in principe maar 1 keer. BeautyFile berekent steeds het actuele saldo uitgaande van het ingestelde initiele saldo en alle kasveranderingen die daarna zijn ingeboekt.

Een klant wil een hoger bedrag pinnen dan er moet worden betaald en wil graag het verschil contant ontvangen. Hoe moet ik zoiets inboeken?

Kies voor factuur contant (kwitantie). Kies bij deelbetaling voor PIN en vul daar het gepinde bedrag in.

Ik heb nieuwe behandelingen aangemaakt voor de voeding/dieet adviezen, die ik naast mijn pedicure-werkzaamheden geef. Graag wil ik deze diensten koppelen aan een aparte opbrengstrekening voeding, zodat ik uit de saldibalans kan halen wat de opbrengst van het voedingsgedeelte is en wat van de pedicureactiviteiten is. Ik heb 017, 018, 019,020,en 022 aangemaakt als "behandelingen" voor deze voedingsadviessessies. Kunt u mij hierbij helpen om deze te koppelen aan 8300,8301 en 8302 t.b.v. de opbrengstrekening, als hierop tenminste geen andere opbrengsten komen?

U kunt zulke "behandelingen" aanmaken met als behandelinggroep "extra 1" of "extra 2". De benamingen van deze behandelinggroepen zijn aan te passen, zie menu>instellingen>snelkeuzelijsten>behandelinggroepen. De omzet komt terecht op de grootboekrekeningen 8060-8062 of 8070-8072.

N.B. Grootboekrekening 8300 is gekoppeld aan de categorie "nevenactiviteiten", bedoeld voor zaken zoals lesgeven e.d., en deze kan men boeken via "Losse verkoop en diversen".

Mijn accountant vraagt om een uitdraai van het grootboek via Excel. Hoe doe ik dat?

Ga naar menu>administratie>boekhouden>grootboekkaarten. Selecteer de gewenste periode, bijvoorbeeld afgelopen jaar. Selecteer links de gewenste grootboekrekeningen. Klik op de meest rechtse knop: "Exporteren""en kies de optie Excel (XLS).

Ik wil graag een regel met een opmerking toevoegen in een rekening, onder een behandeling of produkt

Type de gewenste bewoording in in de 2e kolom (behandelinge/produkt). Zet Aantal op 0.)

Met onze privé auto rijd ik soms ook kms voor de zaak (cursussen / inkopen groothandel etc). Mijn vraag is hoe voer ik die benzinekosten in in BeautyFile? Ik houd de rittenadministratie bij. Het eerste kwartaal heb ik 569 km gereden. Deze heb ik nu in een memoriaalpost ingevoerd en dan op prive betaalde bedrijfskosten onder grootboek nr 4400. Is dit goed? En zo ja, moet ik over die 0,19 cent per km nog BTW invoeren (dus 0, L, of H)?

Ja, die 19 ct/km moet inderdaad geboekt worden via het memoriaal, maar zonder BTW (0). Hierin worden alle kosten geacht te zijn opgenomen. U kunt dus verder geen benzine-, verzekering, belasting en onderhoudskosten als bedrijfskosten opvoeren.

Echter: de btw over benzine en onderhoud mag aan het einde van het jaar in mindering worden gebracht als BTW-voorheffing in de verhouding bedrijfskilometers/totaal aantal kilometers. BeautyFile heeft geen voorziening voor deze specifieke deel-administratie. Lees op de site van de belastingdienst over de voorwaarden.

Hoe moet ik de inkoopkosten van produkten inboeken in BeautyFile?

Wanneer u een inkoopfactuur inboekt waarop produkten voorkomen, en u hebt deze produkten opgenomen in uw produktenlijst, dan boekt het programma de inkoopwaarde automatisch op een voorraadrekening. Dit is een grootboekrekening in de 3000 reeks. De standaard werkwijze is dat de inkoopkosten aan het einde van het boekjaar worden geboekt. Met andere woorden de voorraadrekening wordt dan afgeboekt met de waarde waarmee de voorraad is afgenomen in het boekjaar en deze waarde wordt op de inkoopkosten rekening bij geboekt. Deze eindejaars-boeking vindt plaats in het memoriaal indien u de module Boekhouden Compleet hebt geinstalleerd. Zoniet, dan moet deze boeking buiten BeautyFile in een ander pakket worden verricht. Een uitgebreidere beschrijving vindt u in dit artikel, waarin bovendien een alternatieve methode wordt beschreven.

Wat doe ik met de BTW bij inkopen uit een EU-land?

Het komt steeds meer voor: online producten inkopen via Internet vanuit het buitenland. Dat betekent dat de BTW kan worden verlegd zoals dat wordt genoemd. Dus de leverancier rekent geen BTW. Maar die BTW moet wel worden opgegeven bij de kwartaalopgave verschuldigde BTW en worden opgeteld bij de voorbelasting. Per saldo hoef je niets te betalen.
Maar het moet wel worden opgegeven en dus geadministreerd! Daarom is er aan de inkoopfactuur (zie inkoop-administratie) simpelweg een vinkje toegevoegd: Inkopen binnen EU. Dat is alles. BeautyFile berekent e.e.a. en vult het automatisch in. In het BTW-overzicht is bovendien een extra tabblad toegevoegd met alle inkopen binnen EU ter controle. Het is dus niet (meer) nodig om een speciale grootboekrekening voor dit doel te gebruiken.

Ik wil een verkoopfactuur, die al is betaald, gedeeltelijk crediteren. Hoe doe ik dat?

Maak eerst een creditnota aan op de normale wijze. Verwijder de regel(s) die u niet wilt crediteren. Of indien van toepassing: pas de prijs van het product of de behandeling aan zodat deze gelijk is aan het bedrag dat u wilt crediteren. Tel op en boek in. Er zijn nu twee mogelijkheden.
1. Het nog openstaande bedrag van de factuur is groter dan dat van de creditfactuur. De creditfactuur wordt dan als betaald aangegeven. De originele factuur blijft openstaan, maar uiteraard is het openstaande bedrag verminderd met het bedrag van de creditnota.
2. Het bedrag van de creditfactuur is gelijk aan of groter dan het openstaande bedrag van de originele factuur. Dan wordt de originele factuur als betaald aangegeven, terwijl de creditfactuur open blijft staan met een negatief bedrag, dat nog aan de klant moet worden terugbetaald.

Updates

Hoe zit het met toekomstige nieuwe versies van BeautyFile?

BeautyFile wordt voortdurende doorontwikkeld, zodat er regelmatig updates en upgrades zullen verschijnen. Updates zijn nieuwe versies met relatief kleine aanpassingen en uitbreidingen. Upgrades zijn nieuwe versies met belangrijke en omvangrijke uitbreidingen. BeautyFile 4 bezitters met een lopend service-abonnement kunnen updates en upgrades gratis installeren.

Libersy online agenda

Een nieuwe klant in Libersy is gekoppeld met de verkeerde klant in BeautyFile. Hoe maak ik dit ongedaan?

Als een klant uit Libersy automatisch gekoppeld is aan een verkeerde klant in BeautyFile/BeautyFile: (dit kan soms gebeuren als de achternaam en het telefoonnummer hetzelfde zijn of als de achternaam en het emailadres hetzelfde zijn, bijvoorbeeld bij leden uit hetzelfde gezin)

  • Dubbelklik op de afspraak
  • Klik dan in de afspraakeditor op Nieuw
  • Verander de naam en sla op
  • Vervolgens rechtsklik op de afspraak en klik op Koppel afspraak aan Patient, Nieuw.